1/ Données-prospects, demande de renseignements, de devis et de rappel

Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont collectés et enregistrés par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables de traitement conjoints. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact, fonction, intérêt pour une gamme, messages et réponses associées) est la gestion de la relation prospects (parfois dans un cadre de devis groupés éventuels entre plusieurs entités du groupe).

Seuls le service-client et le personnel en agence en relation avec les prospects sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur l’exécution de mesures contractuelles ou à défaut sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut sur l’intérêt légitime des clients potentiels ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que loueurs de biens et prestataires. Nous signalons que nous transférons des données-prospects aux autres entités du groupe ENYGEA. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-prospects via des bases de données B2B tierces de partenaires et des informations publiques notamment de réseaux professionnels.

2/ Données des clients et des interlocuteurs à livrer

Des informations personnelles sur nos acheteurs et loueurs ainsi que leurs interlocuteurs éventuels sont enregistrées par ENYGEA ou WC LOC ou HAPPEE SERVICES ou MOOV&COOK ou WATERLAB ou SWITTEC ou SANIBERT ou BASESCLEAN qui est le responsable de traitement en fonction de l’entité qui facture le client. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (identité, coordonnées de contact, fonction professionnelle éventuelle, historiques de commandes et des échanges commerciaux, pièces comptables nominatives, pièces justificatives éventuelles d’assurances) est la gestion de la relation client, le support-client, l’exécution des services et la facturation associée ainsi que l’optimisation des moyens et des ressources communes aux entités du groupe ENYGEA pour fournir ses services. Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la prestation pour les interlocuteurs à livrer et à 5 ans après la relation commerciale pour les données des acheteurs ainsi qu’à 10 ans pour les pièces comptables nominatives.

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :

• l’exécution d’une relation commerciale ou de sous-traitance matérialisée par un accord de commande ;
• ou l’exécution de conditions de vente et de locations applicables ;
• ou à défaut notre intérêt légitime en tant que loueur et prestataire ;
• ou à défaut l’intérêt légitime des interlocuteurs concernés ;
• ou à défaut l’exécution de toute législation applicable.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert des données clients et interlocuteurs à livrer entre différentes entités du groupe ENYGEA. Nous signalons aussi le transfert de nos données clients et interlocuteurs à livrer à des prestataires de livraison ou de nettoyage.

3/ Enquêtes de satisfaction

Un système de questionnaire sur la satisfaction des prospects ou clients du groupe Enygea a été mis en place par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables de traitement conjoints. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact, réponses sur la satisfaction, données de segmentation, consentements et preuves de consentement associés) est la gestion de l’amélioration de nos services commercialisés parfois de manière mutualisée entre les entités du groupe Enygea ainsi que le recueil de consentements et d’avis éventuels. Seuls les managers des sociétés

concernées, le service Marketing et la Direction Groupe ainsi que tout le personnel en relation avec les clients et les prospects sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos enquêtes de satisfaction peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que loueurs de biens et prestataires. Nous signalons que nous transférons des données de nos enquêtes aux autres entités du groupe ENYGEA.

4/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables de traitement conjoints. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

5/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables de traitement conjoints en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou à défaut sur l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

6/ Candidature à un emploi ou demande de stage

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectés par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables du traitement conjoints en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls le service RH et les managers concernés ainsi que les administrateurs des applications de recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur l’exécution de mesure précontractuelle ou à défaut sur votre consentement ou à défaut sur votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des cabinets de recrutement ou des agences d’intérim ainsi que des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou de cabinets de recrutement.

7/ Emailing, newsletters et invitations à des évènements

Nos clients, nos interlocuteurs professionnels et nos abonnés qui le consentent (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par ENYGEA, WC LOC, HAPPEE SERVICES, MOOV&COOK, WATERLAB, SWITTEC, SANIBERT et BASESCLEAN qui sont les responsables du traitement conjoints. Vous pouvez signaler à dpo@enygea.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

8/ Architecture informatique sécurisée

Nos données et celles de nos clients sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos datacenters externalisés majoritairement certifiés iso27001 en Europe. Nous signalons toutefois l’utilisation possible d’outils SaaS hors EU qui peuvent faire transiter une partie de nos données hors EU de manière sécurisée via des garanties CCT ou BCR. Nous signalons aussi le transfert possible de données à des filiales hors EU basées dans des pays comme reconnu adéquat (en l’occurrence le Canada).

9/ Vos droits

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (alternants, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels ou de résolution de litige voire de contrôle : commissaires aux comptes, avocats externalisés, financeurs, cabinets comptable externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@enygea.com ou courrier postal adressé à Service DPO, Enygea, 6 Allée du Progrès, CS90072, 59481 HAUBOURDIN CEDEX Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr